¡Barras de progreso automáticas sin usar fórmulas complicadísimas!

Ahora puedes saber el progreso que llevas de tus temas, tareas o incluso libros

Author

Tino Ferrandis
January 10, 2023

Cómo controlar el porcentaje de progreso en tus bases de Notion

¿Poder tener una barra de progreso sin que te explote la cabeza con fórmulas? Yo también creía que no se podía, conocía una fórmula super larga que conseguía simular una especie de barra de progreso pero era muy difícil trabajar con ella.

Un día, estaba ayudando a un amigo con una plantilla que quería usar para llevar un control de sus estudios. Nada más me abrió su Notion, me preguntó si había alguna forma de convertir las páginas que se leía cada día en una barra de progreso diario. Yo sabía que estaba disponible la función de convertir un número en una barra de progreso, pero que era manual, y también que existía la forma de crear una propia barra con fórmulas, pero que era muuuuy complicada. Nos pusimos manos a la obra a pensar y a dibujar posibles soluciones, hasta que acabé encontrando esta interesante función que vas a aprender en este mail.

La función que te voy a explicar, no es la que tienen los numbers, donde puedes convertirlos en barras de progreso, si no algo más completo y más funcional.

Utilizaré un ejemplo práctico para que sepas cuando y donde es una buena opción. Si quieres que profundice más, contesta a este mail y subiré un video más completo.

Para ello, empezaremos con esta base de datos llamada “Lectura de Libros”.

1. Los ajustes de la property “Number”.

Se que te he avisado de que el mail no iba a tratar sobre esto, pero es importante saberlo como base.

Cuando creas una nueva “property” o propiedad que sea un número, puedes entrar en “Edit property” y convertir ese número en una barra de progreso. Dentro de esa barra, se pueden modificar varios parámetros:

  • El valor final (Divide by), el número que pongamos aquí será el que Notion considere como el 100%, cuando se escriba ese número, la barra se llenará al completo.

  • El color de la barra.

  • Enseñar u ocultar el número.

2. Limitaciones de esta funcionalidad.

Las limitaciones son:

  1. El valor final, ya que cuando establecemos un valor final a esa property, todos los libros que añadamos a la base de datos tendrán ese número como valor final, no se puede cambiar individualmente.

  2. No se puede hacer porcentaje, si queremos saber por porcentaje, cuanto llevamos leído del libro, solo las páginas y cuanta barrita está completada.

  3. La barrita solo se puede aplicar con números, no se puede usar con Checkbox o Selects, por ejemplo.

3. Como esquivar las limitaciones.

Para conseguirlo, tendremos que usar fórmulas, pero no hay que complicarse mucho, es más sencillo de lo que crees:

Calcular el porcentaje de leído y un valor final para cada libro.

Para esto, crearemos varias propiedades: Una fórmula, un número para las páginas totales de cada libro y otro número para las páginas leídas.

El siguiente paso, será hacer una regla de tres que nos enseñaron a todos en en el instituto para sacar el porcentaje leído del libro y quedará esta fórmula:

round( prop("Leído") * 100 / prop("Pág. totales") )

Le añado el round() a la regla de tres para redondear y tener un porcentaje entero, y no sea 14,5467%. También se podría usar el floor(), que te redondea siempre hacía abajo, y así no tener 100% cuando aún falta un poco por acabar.

Últimos pasos

Al haber hecho esta fórmula, verás que ya puedes sacar el porcentaje de las páginas, solo tienes que poner el número de páginas totales y las que llevas leídas.

Pero falta una cosa, y es la barra de progreso, para ello, tendrás que ir a editar la property de la fórmula, la cual ahora será considerada como un número. Al entrar en las opciones, solo tienes que cambiar de number a la barra o anillo de progreso, y ya lo tienes.

IMPORTANTE, el Divide by déjalo en 100, o se estropeará la barra, lo que si que puedes hacer es elegir si quitar o no el número y cambiar el color.

Explicación de la fórmula y el proceso

Si eres curioso y quieres recordar o saber como utilizar la regla de tres y porque permite gestionar individualmente cada libro dependiendo de sus páginas totales, aquí te explico mejor todo:

  1. La regla de tres (Para refrescar la memoria): - Es una forma de resolver problemas de proporcionalidad entre tres valores que ya sabemos y un cuarto (la incógnita). - Por ejemplo este puede ser un problema simple: 1→2 y 5→X. Al ser proporcionales, sabemos que cuando el primer valor es 1, el segundo es 2, pero cuando el primero es 5, no sabemos cual es el segundo. Para calcularlo se multiplicará el primer valor donde está la incógnita (5), por el segundo que si que sabemos (2) , y se dividirá por el primero de todos (1). Esto se queda en 5x2/1 que es igual a 6. - Este sistema se puede usar para sacar porcentajes, donde sabemos dos valores. En el caso del libro del Quijote, sabemos las páginas leídas (576) y las totales del libro (1424). El tercer valor es el porcentaje, sabemos que las páginas leídas es lo mismo que el 100% del libro, entonces ya tenemos los tres valores= 1424→576 y 100→X. Solo queda hacer la operación.

  2. ¿Por qué sirve para gestionar cada libro con sus páginas? - Al convertirse en número, le indicas que el valor final es 100 (como vas a calcular el porcentaje, el 100 es perfecto, ya que al acabarte el libro, el porcentaje será 100, por lo tanto se rellenará la barra entera). - Como es una fórmula, puedes cambiar para cada libro, el número de páginas totales, y el porcentaje siempre irá acorde a lo que tu vayas indicando para cada uno, eso hace que cada barra de progreso sirva para su libro en concreto.

4. Falta algo, ¿no?

Me he dejado dos cosas para el final.

La primera, es como superar la tercera limitación que suponen las barras de progreso. Esto no lo explicaré en este mail, ya que se haría muy largo, pero como he dicho antes, si quieres que profundice más, házmelo saber respondiendo y subiré un video más completo, con más ejemplos y opciones. Si quieres ir pensando en ello, te dejo un ejemplo: Quieres tener un control de estudio diario, y para ello haces 5 sesiones de estudio al día, de 45 min cada una, quieres que cada sesión sea un Checkbox, y que al ir apretando, se vaya rellenando la barra. ¡Aquí tienes el reto!

La segunda, es el template con el ejemplo que explico aquí, por si quieres revisar las fórmulas usadas y las propiedades: https://ooptime.notion.site/Ejemplo-1-828783618b83408b8bacd1c7f90dbd0e

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Álvaro Ferrandis Equipo de ooptime